Статьи

 

 

Информация, эффективность, анализ, Интернет, скорость — слова, которые сегодня в немалой степени характеризуют сферу управления персоналом. Руководители компаний, менеджеры по персоналу каждый день имеют дело с задачами, требующими обработки большого количества информации.

 

Кроме роста текущих дел, жизнь кадровикам осложняет ужесточение санкций за нарушение законодательства, введение персонифицированного учета, усложнение законодательной базы и документооборота. Все это приводит к тому, что современный менеджер просто не в состоянии обойтись без специализированной управленческой системы по учету персонала.

Создайте удобную среду для управления персоналом!

 

Как известно, управление персоналом в компаниях строится по-разному. Причины этого — в численности сотрудников и специфике деятельности организации. Создатели управленческих систем по учету персонала стараются делать их максимально гибкими, автоматизирующими учет практически любых кадровых операций на любом уровне компании.

 

 

В небольших компаниях анкеты по персонифицированному учету, а также документы о приеме сотрудников, их увольнении, начислениях заполняются руководителем или бухгалтером, как правило, вручную — это занимает мало времени и не составляет большого труда.

 

Если численность персонала превышает 20 человек, более удобный вариант заполнения документов — в электронном виде при помощи специальной программы ввода данных персонифицированного учета. Как известно, она бесплатно предоставляется НИПТИ Информатизации Республики Беларусь.

 

Однако информация, которая заносится в программу, отвечает прежде всего нуждам Фонда социальной защиты и не предназначена для учета персонала. Поэтому она не в состоянии помочь руководителям реально выиграть от введения персонифицированного учета. Время и силы сотрудников, затраченные на ввод данных в программу, будут оценены лишь работниками Фонда.

 

Может обнадежить лишь то, что усилий кадровиков при заполнении стандартных форм отчетности в электронном виде будет потрачено несколько меньше, чем при заполнении бланков вручную.

 

 

«Для чего на самом деле существует служба персонала?» — спросите вы. — Не её ли это дело — заполнять и выдавать соответствующие документы и карточки учета, составлять отчеты?»

 

Обнадежим: все это — функции службы персонала. Давайте разберемся, что же на самом деле входит в перечень обязанностей специалистов кадровой службы и какова их роль в компании.

 

Классическим — из учебника по менеджменту — назначением службы персонала является формирование и наращивание кадрового потенциала компании, организации, предприятия. Это подбор специалистов, обучение персонала, формирование внутреннего кадрового резерва. Очевидно, что в обязанности этой службы также включена разработка систем мотивации и стимулирования персонала.

 

Однако от забот о росте и развитии компании сотрудников службы персонала, регулярно отвлекают всяческие «мелкие» задачи: составление штатного расписания, ведение календаря компании, подготовка всевозможных списков, поддержка социальной политики компании. Ничего сложного в этом нет, за исключением каждодневной рутины в рамках кадровой работы, куда входит делопроизводство, прием, увольнение, предоставление отпусков, переводы. Кроме того, отслеживание сроков действия договоров и испытательных периодов, дней рождения сотрудников требует немалого времени и скрупулезного внимания тех же кадровиков. Им также нельзя забывать о тех специалистах, чей стаж в компании составляет круглую дату — попробуйте вспомнить навскидку, кто из сотрудников в текущем году проработал в вашей компании 5, 10 или 15 лет?

 

Редкий руководитель не задумывался о том, что ему просто позарез необходим список непосредственных подчиненных с перечнем их мобильных и домашних телефонов. Вероятнее всего, если до мобильников дело дошло, то мысль о списке с домашними телефонами он от себя старательно отгонял: «И так кадровиков жалко. Вон они снова ежеквартальный статистический отчет готовят — не подходи».

 

Каждый ли руководитель знает о том, сколько человек покинуло его компанию в течение прошлого года? Кто из них был менеджером, а кто — рабочим? Сколько новых людей было принято на работу, а сколько — получило повышение? Как обстоят дела с обучением: проводились ли тренинги и семинары в компании? Когда именно это было? Увольняются ли специалисты, повысившие квалификацию за счет компании, с согласия руководителя? Подготовить и предоставить эти сведения — тоже обязанность службы персонала.

 

Понятно, что круг вопросов, решаемых кадровой службой, будет гораздо шире, если в состав компании входит несколько юридических лиц или она имеет холдинговую структуру.

 

 

— Как эффективно управлять персоналом?

— Что делать с информацией в компьютере?

— Чем вооружить службу персонала?

 

Этих трех “зайцев” одним выстрелом “сражает” наповал специализированная управленческая система по учету персонала. Она и службы контроля удовлетворит, и глаз руководителя порадует, и персональщикам с работой поможет справиться оперативнее.

 

Автоматизированные системы по учету персонала — это компьютерные программы, позволяющие вести учет кадровых операций, автоматизирующие делопроизводство и помогающие планировать кадровую работу.

 

Разработчики постоянно работают над тем, как повысить быстродействие программ, делают их более оперативными, уменьшают объем, занимаемый на жестком диске. Главные преимущества управленческих систем по учету персонала — наглядность и гибкость. Если вы стремитесь эффективно построить управление персоналом и нуждаетесь в мощных средствах кадрового анализа, тогда это именно то, что вам нужно.

 

Данная программа обладает функциями ведения штатного расписания и организационной структуры предприятия, дает возможность накапливать и хранить данные о каждом сотруднике, который хотя бы на один день “окунулся” в корпоративную культуру компании. Она напомнит кадровикам о том, что завтра День рождения у начальника складом, в конце недели заканчивается испытательный срок у нового специалиста-технолога, а в сентябре истекает срок коллективного договора с работниками цеха в Марьиной Горке (их там — 30 человек). К тому же, такая программа должна уметь прочитать нужные сведения из файлов Word или Excel, чтобы получить эффект от уже введенной ранее информации. Она просто незаменима и тогда, когда нужно быстро сформировать тот или иной отчет.

 

 

Благодаря новым компьютерным программам создается удобная среда для управления персоналом. Корректно выбранное программное обеспечение по кадровому учету позволяет руководителям и сотрудникам службы персонала оперативно получать информацию о динамике движения кадров, сведения о структуре организации, оповещения о днях рождения, иметь выходные результаты о качественно-количественном составе компании. Программа предоставит списки сотрудников, поможет составить график их очередных отпусков, выведет на печать штатное расписание в соответствии с последними кадровыми перестановками. Полная информация о специалистах поможет спланировать обучение и сформировать внутренний кадровый резерв.

 

Автоматизированная система по учету персонала — это экономия времени и средств, затраченных на поиск необходимой информации, это возможность получить быстрый, точный ответ на сложный вопрос.