Статьи

 

«Золотая мечта» владельца компании — построить бизнес таким образом, чтобы можно было спокойно заниматься стратегическими вопросами: инвестировать, развивать новые направления и «пробивать новые темы», в то время, когда компании функционируют, проблемы решаются, клиенты удовлетворяются. Как приятный и закономерный итог — растущее чувство глубокого морального удовлетворения. Хорошо, когда дело живет, построенная система и заложенный в ней механизм развития работают, прибыль растет не по дням, а по часам, и главное —   ЭТО РАБОТАЕТ БЕЗ МОЕГО ЕЖЕДНЕВНОГО ПРИСУТСТВИЯ!

 

 

Путь к золотой мечте нелегок и тернист. Директора засасывает болото оперативных вопросов, в кабинет идет нескончаемая череда подчиненных с самыми разными вопросами: «проблемы с таможней, упали продажи в регионах, нестыковка в бухгалтерской отчетности, а предупредили о проверке, где-то запропал дальнобойщик с грузом, поставщики неожиданно расторгли договор, на складе недостача, пришла рекламация от vip-клиента, бумага на подпись». Плюс непрерывно трезвонит раскаленный добела телефон, слуховые чашечки которого от частого использования стерты так, как будто пользователь обладает деревянными ушами. И крутится директор как белка в колесе. И все надо держать на контроле, потому что если что-то недосмотришь, то это потом выйдет боком.

 

И так из года в год…

 

А компания ведь растет, дело развивается и поток проблем, вопросов возрастает в геометрической прогрессии. В какой-то момент наступает понимание: «Все, так жить нельзя! Этот снежный ком надо останавливать». Развитый инстинкт самосохранения руководителя переводит внимание с действий на анализ — как моя организация и я докатились до такой жизни? В чем же причина?

 

 

Причина в самом директоре: когда он на месте, работа исполняется хорошо, потому что в организации работает «приводной ремень» исполнительской власти. Когда директора нет, то количество выполняемых работниками работ, уровень дисциплины и ответственности, объем самоотверженного труда и выдаваемого «на гора» результата заметно снижается. 

 

«Привод» исчезает, машина останавливается…

 

Вслед за анализом начинается поиск системных решений: усиливается контроль, разрабатывается система наказаний, проходят собрания, посвященные вопросам дисциплины. Наконец, находится гениальный ход — взять человека, на которого можно будет взвалить круг административно-управленческих функций. Нужен хороший «системщик», грамотный, сильный Исполнительный директор, который и будет «приводным ремнем». И вот перед глазами начинает маячить радужная перспектива реализации «золотой мечты» руководителя.

 

 

Нельзя сказать, что выбор этого пути происходит просто. Одни руководители настолько «сращиваются» со своей компанией, что делегировать решение определенных вопросов они просто не в состоянии. Другие — не доверяют новым людям и стараются найти внутри предприятия того человека, которому можно поручить наведение порядка.

 

Однако и те, и другие решают задачу поиска хорошего исполнительного директора. Обращаются в кадровые агентства, ищут среди знакомых, дают указание собственной службе управления персоналом на поиск кандидатуры (если таковая служба имеется). Кто-то обращается к еще более экзотичному способу — хэд-хантингу, справедливо помыслив, что «хорошие люди на дороге не валяются, наверняка где-то пристроены и причиняют пользу». 

 

В конце-концов, Исполнительный директор приходит, а вместе с ним приходит и организационный порядок, и дисциплина, и новые правила работы. Вот только порядок этот какой-то «не свой», чужой и незнакомый, правила неподходящие. Ропщут свои руководители и сотрудники, сначала несмело, затем все более громко, напрягаются отношения в компании, партнеры и клиенты спрашивают, что там у вас происходит.

 

Проходит еще некоторое время, и … и цикл поиска Исполнительного директора начинается сначала. Снова тратятся время и деньги, а проблема «приводного ремня» остается нерешенной. Даже если такой человек находится, то кто даст гарантию, что он останется в организации надолго? 

 

Описанный путь решения проблем организационного порядка характеризуется тем, что он создает «систему», которая опирается на конкретного человека. Есть человек — есть исполнительский порядок, нет человека — нет порядка. Те руководители, кто сталкивался с этой проблемой, начинают искать другой путь.

 

 

Другой путь реализации «золотой мечты» руководителя реализуется через создание «приводного ремня» как системы/механизма, который не персонифицирован и не олицетворен в одном, пусть даже замечательном и лояльном, работнике. 

 

Задумывались ли вы над тем, что является «генетическим кодом» любой организации? Генетический код организации — выполняемый персоналом поток работ, направленный на создание продукта, за который клиент платит деньги. Хорошо, когда этим потоком эффективно управляют. Хорошо, когда этот поток выстроен оптимально и на его пути нет никаких препятствий в виде межфункциональных барьеров, информационных провалов, производственных конфликтов, всевозможных сбоев и т. д. Еще лучше, когда поток работ своевременно и качественно, в полном объеме выполняется персоналом!

 

Генетический код организации — он не бесконечен в своих вариантах и в своем многообразии. В любой организации можно выделить циклы работ. Ряд работ регулярно повторяются, имеют четкое начало и окончание. Каждая регулярная работа насыщена определенным содержанием и ограничена процедурами выполнения. Каждая регулярная работа направлена на решение конкретной задачи. Такая работа называется «системной работой». 

 

«Системные работы» можно выделить в любом бизнес-процессе, в любом структурном подразделении: в сбыте — оформление коммерческих предложений, подготовка договоров, в бухгалтерии — закрытие баланса и сдача налогов, расчет ФСЗН, в кадровом делопроизводстве — ведение кадрового и персонифицированного учета, в производстве системные работы напрямую связаны с технологическим циклом выпуска готовых изделий и т. д. 

 

Как было сказано выше, «системные» работы имеют регулярность, и, следовательно, они поддаются «оцифриванию» — их можно нормировать, создавать показатели эффективности и качества выполнения, определять стоимость их выполнения. Можно сделать много других, приятных управленческому сердцу, вещей. На системную работу можно написать подробную инструкцию и можно научить любого работника организации четко следовать правилам и нормам выполнения «системных» работ.

 

Количество «системных» работ на любом предприятиях ограничено. Опыт описания системных работ на предприятиях показывает, что число их колеблется около 300 — 500 штук. Эти работы взаимоувязаны в теле организации и их регулярное выполнение позволяет организации жить и развиваться, создавать и совершенствовать продукт, за который организация получает вознаграждение от клиента. Генетический код должен функционировать. А для этого нужна исполнительская дисциплина и расписание. 

 

Представьте себе, что вы заходите в организацию в самом начале рабочего дня и первое, что вы видите — огромное расписание, представленное на большом экране. В левой части экрана отражены все системные работы на предприятии, которые должны быть выполнены за рабочий день. Они окрашены в желтый цвет. Правее вы видите временные интервалы. Часы показывают 8.10 и расписание организации оживает. Работы начинают выполнятся исполнителями. Выполняться гарантированно, точно в срок, согласно установленным нормам и показателям. Выполняться качественно, создавая продукт, имеющий ценность для клиента. На экране выполнение работ отражается в виде неумолимо двигающегося слева (начало) направо (окончание) потока работ. Выполненная работа окрашивается в зеленый цвет. Постепенно, к концу рабочего дня, волна движения потока работ постепенно окрашивает все табло в зеленый цвет. Экран — это отражение отлажено работающей системы, которая гарантирует жизнеспособность и высокую эффективность «генетического кода» организации. 

 

И что интересно, если у работников такой организации спросить, — «а где ваш директор», в ответ можно услышать, что они его уже давно не видели, так как последний занят развитием новых бизнесов. Либо он просто приезжает раз в год. Поздравить работников предприятия с Новым годом. Вручить премии и поговорить о перспективах предприятия. В общем, лишний раз убедиться, что все с его предприятием в порядке. Странный человек — и не надоедает ему каждый год ездить? 

 

Что же это за технология такая интересная? Можно ли ее как-то увидеть и пощупать? Имеет ли она какое-то материальное воплощение? Ответим Вам коротко — да. Эта технология уже автоматизирована и превращена в конкретный программный продукт, подробнее о котором вы можете прочитать на следующей странице.

 

 

Программное обеспечение реализовано на Delphi, данные хранятся в Oracle. 

 

Каждый пользователь имеет личное имя и пароль. После ввода пароля, программа показывает пользователю список его системных работ на сегодня. Состояние работ (ожидает выполнения, выполняется, просрочена) помечается цветом. Пользователь может указать, что он начал делать некоторую работу или что он её исполнил. По каждой системной работе программа откроет пользователю инструкцию по исполнению. Пользователь может также посмотреть, какие работы назначены ему на завтра.

 

Администратор системы, офис-менеджер и директор имеют доступ к дополнительным окнам, через которые производится настройка системных работ и контроль исполнения назначенных работ. Справочник системных работ позволяет добавлять новые и удалять старые системные работы, редактировать их параметры. Для каждой системной работы задается название, основной исполнитель системной работы и расписание, по которому исполнять эту работу. Возможно также определить запасных исполнителей, ввести инструкцию по исполнению системной работы.

 

Окно планирования системных работ позволяет администратору сформировать список системных работ на следующую неделю согласно планового расписания. В зависимости от ситуации, при планировании следующей недели отдельные работы могут быть исключены из оперативного плана, или добавлены новые.

 

Каждый день в журнале присутствия отмечается присутствие человека на рабочем месте. После этого офис-менеджер назначает исполнителей для тех работ, основного исполнителя для которой сегодня нет. Такие работы выделяются отдельным цветом. Программа имеет функцию печати списка системных работ для выбранных сотрудников (если например у человека нет компьютера на рабочем месте или его работа осуществляется в движении).

 

В окне Монитора системных работ возможно просмотреть полный перечень работ по всему предприятию, назначенных на сегодня. В Мониторе различными цветами отображаются работы, исполнение которых уже должно быть начато, исполненные и просроченные работы.

 

Программа позволяет распечатать отчет Ведомость штрафов, показывающую величину штрафов для сотрудников, не выполнивших работу в срок или 

 

Управление через системные работы позволяет организовать функционирование предприятия предсказуемым и прозрачным для руководства способом. Наблюдение процесса через монитор системных работ позволяет вмешиваться в деятельность отдельных работников при нарушениях или отклонениях в исполнении работы. Накопление статистики о несвоевременном исполнении работ является основанием для разделения работ на более простые и уточнения инструкций.