Яндекс.Метрика

Статьи

13.03.2015

Планирование проектов: практические рекомендации

Почему мы не уделяем планированию проектов должного внимания? Зачастую можно услышать такие ответы - это занимает много времени, зачем планировать, если всё постоянно меняется, я не ясновидящий, у меня планы получаются «не рабочие» и т.д. Такие ответы дают люди, заработок которых зависит от успешно завершенных проектов. А ведь правильно и скрупулезно сформированный план значительно повышает успешность завершения проекта!

Ниже приведенные рекомендации по планированию проектов будут полезны как для «новичков», так и для тех, кто этим занимается постоянно по роду своей деятельности. В перечне указаны те элементы планирования, которые с моей точки зрения игнорируются или не получают должного внимания.

- Перед началом проекта необходимо достичь понимания у заказчика и исполнителя целей, результатов, замысла и границ проекта. Цели отвечают на вопрос «Зачем?», результаты – на вопрос «Что конкретно?», замысел – «Как достичь?», а границы проекта - то, что не будет делаться, то, что остается «за рамками» содержания проекта. При этом не только обязательно проговорить, согласовать, но и письменно оформить. Несогласованность вышеуказанных моментов в ходе работы над проектом может повлиять на изменение содержания проекта, что в свою очередь скажется на увеличении сроков, стоимости или ресурсов. Не исключен тот вариант, когда заказчик может вообще не принять часть уже выполненной работы.

- При формировании плана проекта структуру плана задавайте, используя принцип декомпозиции. Декомпозиция – это метод планирования, который подразумевает разбиение задач на подзадачи: сначала определите основные этапы проекта, а затем наполняйте каждый этап задачами. Задачи должны быть декомпозированы так, что бы сотрудник в дальнейшем понимал, какие действия ему необходимо осуществить для выполнения данной задачи, а руководитель - с кого «спросить» за ее выполнение. Как правило, основные этапы проекта определяются фазами жизненного цикла проекта (к примеру, определение концепции, разработка, испытания и доводка, сдача заказчику).

- Для каждого этапа проекта фиксируйте промежуточные результаты («вехи» проекта). Они могут знаменовать окончание этапа, обозначить точку принятия решения или являться условием для продолжения работ по проекту. Промежуточные результаты выделяются для удобства контроля хода выполнения проекта (самоконтроля или контроля со стороны руководства). Их не должно быть много, в одном этапе не более пяти вех. При подготовке отчета для руководства или заказчика, можно показать только выполнение вех, таким образом, им будет сразу понятен прогресс проекта.

- При написании плана проекта следует придерживаться общего правила синтаксиса, а именно:

  • этапы работ отвечают на вопрос «Что?» (пример, Заключение договора)
  • задачи (работы) отвечают на вопрос «Что сделать?» (пример, Заключить договор),
  • вехи (результаты) отвечают на вопрос «Что сделано?» (пример, Заключен договор).

Соблюдая правила синтаксиса, можно легко «читать» проект и не путаться то ли это веха, то ли это задача или название этапа.

- В крупных или долгосрочных проектах, когда имеется неопределенность относительно выполнения некоторых работ, при планировании проекта используйте метод «набегающей волны». Суть этого метода состоит в том,

что задачи ближайшего этапа прорабатываются детально, а последующие (отдаленные) задачи – в общих чертах. По мере реализации проекта план детализируется, т.е. волна «проталкивается». Не вносите в план задач задачи из оперативной деятельности.

- После определения этапов и внесения задач в проект необходимо установить зависимость между задачами. Как правило, это действие занимает значительную часть времени при планировании проекта, т.к. одна и та же задача может иметь несколько связей, которые необходимо логически выявить. Все задачи должны иметь связь! Если же имеется «провисшая» задача либо неправильно указано взаимосвязь задач, то плановая дата завершения проекта окажется заведомо ложной. Используйте Диаграмму Ганта (графическое представление плана проекта), т.к. это представление позволяет визуально выявить наличие такой задачи и проверить правильность установленных связей.

- При связывании задач используйте лаги в планировании (к примеру, работа «В» начнется через два дня после начала работы «А»). Помните, ни одна задача не начнется немедленно по окончании предыдущей!

- При связывании задач в проекте используйте метод быстрого прохода: некоторые задачи могут выполняться в проекте не последовательно, а параллельно, за счет чего происходит «сжатие» длительности проекта. Имейте ввиду, что применение «быстрого прохода» может привести к доработкам и возрастанию рисков в проекте.

- Задавать длительность задач в проекте можно на основании экспертной оценки, оценки по аналогам, параметрической оценки или используя метод оценки длительности по трем точкам:

Длительность работы = (X1+4*X2+X3)/6 (где Х1 – оптимистическое значение, Х2 – ожидаемое значение, Х3 – пессимистическое значение).

- Убедитесь в доступности ресурсов! Проставляя ресурсы в проекте, договоритесь с ресурсами об их участии и заблаговременно предупредите о начале проекта. Если в информационной программе есть возможность, то сформируйте общий календарь проекта и внесите в него отпуска, праздники и допустимый процент загрузки ресурсов в проекте (например, ресурс может быть задействован не более 4-х часов в день). Таким образом, длительность проекта будет формироваться с учетом календаря ресурсов.

- После внесения всей информации в план проекта, посмотрите, можно ли оптимизировать план по длительности, стоимости или участию ресурсов, а именно:

  • оптимизация длительности: повторно оценить длительности задач, дополнительно детализировать задачи, изменить количество ресурсов, назначенных на работу, изменить допустимый процент загрузки в проекте.
  • стоимостная оптимизация: пересмотреть стоимость отдельных работ в проекте, пересмотреть величину фиксированных затрат, уменьшить ставки ресурсов (вознаграждение), заменить ресурсы более дешевыми.
  • ресурсная оптимизация: изменить степень загрузки ресурсов и их количество на работах, привлечь более опытные ресурсы.

- После просмотра плана проекта с точки зрения оптимизационных решений и внесения нужных изменений, сохраните план проекта. Это будет, так называемый, базовый план проекта. Сохранение базового плана позволяет в последующем отслеживать отклонения выполнения плана по срокам начала и окончания проекта, по срокам выполнения задач, по трудозатратам и стоимости, выявлять причины отклонений. Сохраняйте версии планов проектов при внесении изменений.

Использование выше приведенных рекомендаций в планировании проектов позволит повысить успешность их завершения! И помните, планирование – это процесс управления проектом, длящийся вплоть до его завершения!

Комментарии

13.03.2015 16:53 / Гость
Отличная статья!
Автор:

Все статьи | июль 2017 | апрель 2017 | март 2017 | февраль 2017 | декабрь 2016 | апрель 2015 | март 2015 | май 2014 | сентябрь 2013 | август 2013 | май 2013 | апрель 2013 | март 2013 | февраль 2013 | январь 2013 | декабрь 2012 | ноябрь 2012 | октябрь 2012 | сентябрь 2012 | август 2012 | июнь 2012 | апрель 2012 | январь 2012 | ноябрь 2011 | октябрь 2011 | июль 2010 | июнь 2010 | февраль 2010 | январь 2010 | декабрь 2009 | ноябрь 2009 | октябрь 2009 | сентябрь 2009 | август 2009 | июль 2009 | июнь 2009 | май 2009 | апрель 2009 | март 2009 | февраль 2009 | январь 2009 | сентябрь 2008 | июль 2008 | июнь 2008 | май 2008 | апрель 2008 | январь 2008 | сентябрь 2007 | июль 2007 | июнь 2007 | октябрь 2006 | август 2006 | июль 2006