Яндекс.Метрика

Статьи

13.12.2016

Какие бизнес-процессы требуют описания и оптимизации?

Даже, если в компании есть такие утвержденные структурные документы, как оргструктура, должностные инструкции, положения о подразделениях, – все это не отражает связей и взаимодействия людей в процессе работы. Все равно способ и порядок выполнения работ не очевиден, результат не стабилен, возникают конфликты между сотрудниками разных подразделений, а улучшения в работе (если таковые происходят) зачастую формируются в рамках функциональных подразделений без ориентации на внешних и внутренних клиентов. Описание и оптимизация бизнес-процессов является решением проблем, но регламентировать и оптимизировать сразу все бизнес-процессы зачастую нет смысла (если в организационной структуре нет соответствующей профильной службы). Как определить те бизнес-процессы, которые требуют описания и оптимизации в первую очередь?

Сперва необходимо сформировать «Карту бизнес-процессов», что бы понять, какие бизнес-процессы существуют в компании. Для этого необходимо выделить бизнес-процессы (сгруппировать работы направленные на достижение определенного результата) и распределить их в соответствии со следующей классификацией:

  • Основные бизнес-процессы – процессы, создающие ценность для клиента. Как правило, они ориентированы на производство продукции или оказание услуги и основываются на жизненном цикле продукта/услуги (к примеру, прием и обработка заявок, разработка конструкторской документации, доставка и отгрузка продукции клиенту).
  • Вспомогательные (обеспечивающие) бизнес-процессы - для того, что бы их определить, необходимо ответить на вопрос применительно к каждому основному бизнес-процессу – что нужно, что бы бизнес-процесс работал? (к примеру, для того что бы продукцию произвести, необходимо закупить сырье, техническое и технологическое обеспечение).
  • Бизнес-процессы управления – процессы, которые охватывают спектр управления. Определить бизнес-процессы можно ответив на вопрос, чем вы управляете? (к примеру, стратегическое управление и планирование, управление себестоимостью и издержками).
  • Бизнес-процессы развития – процессы совершенствования деятельности компании, к которым относятся процессы, связанные с разработкой нового продукта, технологий, организационное совершенствование.
Карта бизнес-процессов представляет собой процессы только верхнего уровня, при описании они расписываются более подробно до входящих в них подпроцессов.
 

Пример. Карта бизнес-процессов небольшой торговой компании

Зачастую компании не составляют карту бизнес-процессов, а начинают сразу описывать с их точки зрения «важные» бизнес-процессы. При таком подходе описания бизнес-процессов высока вероятность «запутаться» в уровнях бизнес-процессов, возникают сложности в «состыковке» бизнес-процессов (т.к. они могут захватывать часть одного или другого процесса) и выявлении взаимосвязи между ними. Таким образом, карта бизнес-процессов является своеобразной отправной точкой для дальнейшей работы с бизнес-процессами.

Карта бизнес-процессов будет более информативна, если рассмотреть выполнение бизнес-процессов, используя различные ракурсы, к примеру, как указано выше на рисунке (с точки зрения закрепления ответственности, проблем выполнения, соответствия компетенций). Если эти «значки» будет проставлять руководитель, то получится субъективная оценка и велика вероятность расхождения. Поэтому рекомендуем собрать и проанализировать информацию от сотрудников посредством анкетирования и делать это не чаще чем раз в год, что бы отслеживать изменения.

Описание бизнес-процессов – это фиксация бизнеса «как есть» в связке «кто-что-как-когда-кому-зачем». Необходимость описания бизнес-процессов, как правило, обусловлена возникновением систематических ошибок и проблем с выполнением ввиду различных причин, возникновением непонимания, кто за что отвечает и что делает. На рисунке к таким бизнес-процессам можно отнести все те, которые отмечены значками. Но в первую очередь следует описать цепочку основных бизнес-процессов, т.к. они являются ключевыми, т.е. напрямую связаны со стратегическими целями компании, добавляют ценность продукту/услуге и должны выполняться особенно хорошо.

Кроме вышеперечисленного, критериями определения необходимости описания того или иного бизнес-процесса могут быть:

  • в этих бизнес-процессах существует непонимание, какие функции выполняют конкретные подразделения/люди, а какие функции «провалились»;
  • необходимо понять, насколько загружены сотрудники в тех или иных бизнес-процессах и можно ли их дозагрузить;
  • в этих бизнес-процессах есть сотрудники, которые владеют уникальными компетенциями;
  • на объяснение сотруднику его роли участия в этом бизнес-процессе тратится много времени и сил (частая смена сотрудников этой должности);
  • в этих бизнес-процессах участвуют два и более подразделения (т.е. бизнес-процессы являются «сквозными»).

В целом, описание бизнес-процессов жизненно необходимо для достижения компанией следующих целей:

  • регламентация деятельности компании;
  • оптимизация деятельности компании;
  • повышение управляемости компании (внедрение процессного подхода в управлении);
  • разработка и внедрение информационных систем;
  • тиражирование бизнеса.

Описание бизнес-процессов – это фундамент для анализа и оптимизации бизнес-процессов. Нет регламентов - нет улучшений.

Оптимизация бизнес-процессов - это усовершенствование последовательных действий, которые направлены на достижение поставленных целей компании путём выбора наилучшего варианта их выполнения.

Процессы, которые являются наиболее важными (с точки зрения реализации стратегии) и проблемными, а также изменения в которых провести легче всего, - эти бизнес-процессы будут первыми кандидатами на оптимизацию. Кроме этого, перечень бизнес-процессов определяется целями оптимизации, которые задает руководство:

- если целью оптимизации бизнес-процессов является сокращение длительности выполнения работ, то необходимо работать над цепочкой основных бизнес-процессов с упором на процессы связанные с обслуживанием клиентов, т.к. они определяют конкурентоспособность компании и выживаемость на динамичном конкурентном рынке (к примеру, обработка заявки, отгрузка и доставка товара клиенту).

- если целью оптимизации бизнес-процессов является снижение издержек, то необходимо работать над процессами, которые требуют наибольших затрат. Как правило, это 5-10% от всех процессов, происходящих в компании, на которые приходятся 75-80% всех затрат (к примеру, заказ товара у поставщика, оплата поставщику, доставка товара).

- если целью оптимизации бизнес-процессов является повышение результативности, то необходимо работать над процессами, которые имеют доходную составляющую (к примеру, обработка заявок, производство продукции)

- если целью оптимизации бизнес-процессов является улучшение качества выполняемых работ, то следует работать над процессами управления качеством товаров и услуг, качеством обслуживания клиентов и др.

При выборе бизнес-процессов для оптимизации следует понимать, что изменения во вспомогательных бизнес-процессах могут не дать ощутимых результатов, а несущественные улучшения основных бизнес-процессов могут принести ощутимый эффект.

Описание и оптимизация бизнес-процессов с одной стороны позволяет навести организационный порядок, накопить мощную базу знаний и сохранить опыт ведущих сотрудников, с другой стороны позволяет повысить эффективность работы и конкурентоспособность компании.

Комментарии

Автор:

Все статьи | апрель 2017 | март 2017 | февраль 2017 | декабрь 2016 | апрель 2015 | март 2015 | май 2014 | сентябрь 2013 | август 2013 | май 2013 | апрель 2013 | март 2013 | февраль 2013 | январь 2013 | декабрь 2012 | ноябрь 2012 | октябрь 2012 | сентябрь 2012 | август 2012 | июнь 2012 | апрель 2012 | январь 2012 | ноябрь 2011 | октябрь 2011 | июль 2010 | июнь 2010 | февраль 2010 | январь 2010 | декабрь 2009 | ноябрь 2009 | октябрь 2009 | сентябрь 2009 | август 2009 | июль 2009 | июнь 2009 | май 2009 | апрель 2009 | март 2009 | февраль 2009 | январь 2009 | сентябрь 2008 | июль 2008 | июнь 2008 | май 2008 | апрель 2008 | январь 2008 | сентябрь 2007 | июль 2007 | июнь 2007 | октябрь 2006 | август 2006 | июль 2006